Transferencia húmeda

Todos conocemos la sensación de frustración: quizá hayas terminado por fin el guión de tu próximo vídeo de marketing o hayas reunido todas las imágenes que necesitas para tu próxima campaña. Pero cuando vas a pulsar “Enviar” te dicen: “Lo siento. Archivo demasiado grande”.

Como alternativa, Dropbox te permite subir archivos grandes y luego enviar un enlace web por correo electrónico o texto a tu destinatario. Con el nivel gratuito de Dropbox, recibirás 2 GB de espacio de almacenamiento. Por 9,99 $ al mes, puedes aumentar tu almacenamiento a 1 TB.

Si tienes varios archivos, puedes considerar el uso de un software de compresión gratuito como 7-Zip, que puede comprimir una carpeta entera de archivos a la vez. Los archivos Zip, en general, admiten la compresión de datos sin pérdidas, y son buenos para ahorrar tiempo y espacio al tiempo que garantizan que tus archivos permanezcan intactos. La mayoría de los sistemas operativos pueden extraer archivos Zip fácilmente, sin necesidad de software adicional.

Si quieres colaborar en un proyecto o vídeo de gran tamaño, puedes considerar la posibilidad de cargarlo en una unidad flash USB, cuyo tamaño puede oscilar entre 2 GB y 1 TB. Esto podría permitirte pasar tus archivos más fácilmente entre compañeros de trabajo, o hacer una copia de seguridad de tus archivos para protegerlos más.

Cargar archivos de gran tamaño

Además de la molestia de un mensaje de error y del tiempo perdido trabajando en él, hay otras buenas razones para reducir el tamaño de tus mensajes de correo electrónico y de los archivos adjuntos. Estas razones incluyen mantener las bandejas de entrada limpias si tu servidor Exchange tiene problemas de almacenamiento, la integridad de los archivos y documentos compartidos, y la seguridad, por nombrar algunas.

Si necesitas enviar un archivo muy grande, o muchos archivos pequeños, un truco muy útil es simplemente comprimir el archivo. Esto significa que estás enviando el PDF o PSD real, o lo que sea, pero estás comprimiendo los datos para que el tamaño del archivo sea más pequeño.

En un Mac o un PC (las instrucciones son más o menos las mismas), sólo tienes que hacer clic con el botón derecho (control) en el archivo y seleccionar Comprimir. Esto creará un nuevo archivo en tu escritorio con el mismo nombre y la extensión .zip.

Dropbox es tu todo cuando se trata de compartir archivos. Nosotros guardamos toda nuestra vida en Dropbox. Puedes compartir archivos masivos, una carpeta con un millón de fotos, archivos de películas, cualquier cosa que se te ocurra subir.

Otro detalle de Dropbox es una ingeniosa función de seguridad que te permite enviar un enlace explosivo. Esta es una gran manera de enviar un archivo que no puedes enviar de forma segura o práctica por correo electrónico, y no quieres que alguien tenga acceso al archivo durante más de un tiempo determinado.

Cómo enviar archivos grandes por correo electrónico

Cuando necesitas enviar un archivo grande por correo electrónico, puede ser frustrante que aparezca una ventana emergente que te diga que tus archivos son demasiado grandes. Sorprendentemente, la mayoría de los servidores de correo electrónico no pueden enviar o recibir archivos que superen un tamaño determinado.No sólo eso, sólo porque puedas enviar un archivo adjunto a través del servidor de correo electrónico del remitente, no significa necesariamente que el correo electrónico del destinatario pueda aceptarlo. ¿Cómo puede asegurarse de enviar un archivo adjunto que el destinatario pueda abrir? Sigue leyendo para saber cómo enviar archivos grandes por correo electrónico.

Tienes que asegurarte de conocer el tamaño de tus archivos adjuntos por correo electrónico antes de enviarlos. Las limitaciones de tamaño de los servidores de correo electrónico no son únicas y varían según el proveedor. Por suerte, la mayoría de los servicios de correo electrónico muestran el tamaño del archivo junto al nombre del mismo.

Si adjuntas varios archivos, deberás tener en cuenta el tamaño total de los archivos adjuntos. Si el tamaño del archivo se muestra en kilobytes en lugar de megabytes, sepa que hay 1024 kilobytes en un megabyte.

Al utilizar una cuenta de iCloud, está configurado para utilizar Mail Drop, que le permite enviar archivos grandes de hasta 5 GB a través de iCloud. Cuando utilizas Mail Drop, los archivos se almacenan de forma encriptada y se ponen a disposición del destinatario para que los descargue en un plazo de 30 días.

Enviar archivo al correo electrónico

Muchos servidores de correo electrónico impiden enviar (o que el destinatario reciba) archivos grandes que superen un determinado tamaño. Cuando ocurre este problema, la mayoría de los usuarios no saben cómo enviar archivos grandes por correo electrónico. Para enviar archivos grandes por correo electrónico, puedes subir el archivo adjunto al almacenamiento en la nube y obtener un enlace para enviarlo por correo electrónico al destinatario, o utilizar un servicio de intercambio de archivos.

Gmail comprueba si los destinatarios tienen acceso al archivo. Si no lo tienen, te pedirá que cambies la configuración de uso compartido de tu archivo almacenado en Drive antes de enviar el mensaje. Puedes configurar los permisos para evitar que el archivo se utilice de forma indebida y enviarlos a los destinatarios seleccionados.

Cuando intentes adjuntar uno o varios archivos de más de 34 MB, Outlook.com te pedirá que subas los archivos a tu cuenta de OneDrive. Si sigues esta indicación, el archivo se cargará en la carpeta de archivos adjuntos de correo electrónico de OneDrive. El destinatario recibirá un enlace al archivo en lugar del archivo. También puedes compartir un archivo desde OneDrive con un límite de 2GB.

Una vez subido el archivo, elige si la gente puede editar el archivo o sólo verlo. Selecciona el enlace de OneDrive y decide qué quieres hacer con el archivo que acabas de compartir. Hay dos opciones que puedes elegir.